Pengtingnya Mengarsip

Pasca Bencana Nasional Tsunami menyapu bumi serambi Mekkah, banyak polemik pertanahan yang muncul. Masyarakat saling mengklaim dan memperebutkan hak tanah, sehingga semakin memperunyam kondisi hak kepemilikan tanah waktu itu di Prov. D.I. Aceh khususnya masyarakat yang mengalami bencana Tsunami. Apalagi ketika bencana, tidak ada yang tersisa termasuk surat tanah.

Masih banyak kasus hak milik tanah yang sering terjadi di masyarakat. Karena surat tanah hilang atau telah terbakar ketika terjadi peristiwa seperti kebakaran, masyarakat sering mengalami masalah dengan hak kepemilikan tanahnya. Masalah ini sebenarnya berujung pada satu musabab yaitu, tidak adanya bukti valid yang bisa menunjukkan hak kepemlikan tanah yaitu, Surat Tanah. Inilah dua fenomena nyata yang dipaparkan oleh Pusat Arsip Nasional dalam kegiatan Sosialisasi Pentingnya Arsip Senin, 09 Desember 2013.

Kegiatan sosialisasi ini diadakan di Ball Room Hotel Grand Cempaka, Jakarta Pusat. Sosialisasi menghadirkan 2 pembicara yang berasal dari BKPA Provinsi Jakarta yang diwakilkan oleh Iwan Satyoprodjo, S.H., M.H., dan arsiparis Direktorat Kearsipan Pusat ANRI, Nur Mas Intan B.M., S.AP., M.AP., yang mewakili Arsip Nasional R.I. Sementara kegiatan sosialisasi dipandu oleh moderator dari akademisi Universitas Indonesia.

Setelah dibuka oleh moderator, paparan pertama disampaikan oleh Pak Iwan. Dalam paparannya, dia mensosialisasikan sistem pengarsipan provinsi Jakarta telah membuat sistem pengarsipan berbasis konprehensif dan terpadu. “BPAD akan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu agar menciptakan pengarsipan yang baik di Provinsi Jakarta. Setiap lembaga negara, unit kearsipan (SAPD), unit pengolah, BUMD, ormas/orpol, ataupun perorangan dapat mengarsipkan data mereka di BAPD”: kata Pak Iwan. Dengan demikian ini akan meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan terkait pengarsipan. Setelah pemaparan dari Pak Iwan selesai, selanjutnya moderator membuka sesi tanya jawab.

Lalu, materi kedua disampaikan oleh Bu Nur. Perempuan berdarah Batak ini, menyampaikan materi yang berkaitan dengan hubungan pusat pengarsipan nasional dengan masyarakat. “Semua masyarakat dapat mengakses arsip-arsip nasional di ANRI dan dapat mengikuti diorama di kantor ANRI secara gratis.”: kata Bu Nur dengan sangat bersemangat. Sesekali lulucon dihadirkan dalam pemaparan materinya.

Di sela-sela diskusi, Bu Nur juga menyampaikan tentang peristiwa kebakaran yang pernah terjadi di kantor Sekretaris Negara. “Jadi sebelum kejadian kebakaran di kantor Sekretaris Negara dipublikasikan media, pihak ANRI telah lebih dahulu mengetahuinya, karena pihak pemerintah telah menghubungi kami untuk mengamankan arsip-arsip yang menyangkut bagian sekretaris negara jika kebakaran besar menghanguskan seluruh gedung. Walaupun kebakaran yang lebih besar saat itu tidak terjadi.”: ujarnya. Hal itu dilakukan karena menganggap arsip sangat penting bagi suatu instansi karena merupakan aset berharga. Sama seperti di pemaparan materi I, setelah pemaparan materi II, moderator membuka sesi tanya jawab.

Adapun jumlah peserta yang hadir lebih dari 100 orang yang berasal dari masyarakat umum, LSM, mahasiswa, seniman, dan praktisi. Acara yang dimulai jam 8 pagi ini berakhir jam 1 siang, ditutup dengan acara makan siang bersama.

Pengarsipan adalah kegiatan yang sering dianggap masih kurang terlalu penting. Namun ketika terjadi peristiwa apalagi yang bisa menghilangkan dan merusak arsip, barulah masyarakat sadar kalau surat-surat berharga penting untuk dijaga dan dirawat. Pengarsipan bukan saja dilakukan oleh perusahaan, organisasi, ataupun kelompok, pengarsipan juga penting untuk masyarakat.

Di masyarakat kita sering melihat keluarga sering tidak memperhatikan keberadaan Kartu keluarga, Akta kelahiran anak dan surat-surat lainnya. Ketika mereka ingin mengurus sesuatu hal dan membutuhkan kartu keluarga ataupun akta kelahiran anak, barulah masyarakat sibuk mencarinya. Ini potret yang sering dialami oleh masyarakat.

Oleh karena itu, pengarsipan perlu kita lakukan dengan baik agar hal-hal yang tidak diinginkan tidak terjadi dan dapat mempermudah kita untuk mengurus sesuatu hal yang berkaitan dengan surat-surat penting.[]



MENJADI HEADLINE DI KOMPASIANA